特定個人情報取扱い方針

特定個人情報等の適正な取扱いに関する
おかど社会保険労務士事務所の基本方針

おかど社会保険労務士事務所（以下「当事務所」という。）は、社会保険労務士として行う業務を通じて取扱う、顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の従業者等の特定個人情報等の厳格な保護を、重大な社会的責任と認識しています。そこで、特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、当事務所として取り組む基本方針を、下記のとおり定めます。

記

１　特定個人情報等の取扱いの範囲及び体制

当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲、及び特定個人情報等（事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等）の範囲を特定するとともに、事務取扱担当者を明確にします。また、特定個人情報等取扱規程を制定し、特定個人情報等を取り扱う体制の整備を行います。

２　安全管理措置

当事務所は、特定個人情報等の安全管理措置に関して、特定個人情報等の漏えい、滅失及び毀損を防止し、特定個人情報等を適切に管理するため、別途「特定個人情報等取扱規程」を定めて遵守します。
特定個人情報等の取扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合は、事前に顧問先の皆様の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導及び監督を行います。

３　関係法令、ガイドライン等の遵守

当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）及びその他の規程を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

４　特定個人情報等に関する問合せ窓口

本人からの特定個人情報等の取扱いに関する苦情、問合せについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取扱いに関する質問や苦情に関しては、下記の窓口にご連絡ください。

５　当事務所の従業者への教育等

本方針は、全従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報等の保護に対する意識の維持及び向上を図ります。

附則　この方針は、令和５年６月１日に施行する。

個人情報保護法等に基づく公表事項等

当事務所は、個人情報の保護に関する法律等に基づき、本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項について、下記のとおり公表します。

記

１　個人情報を取得する際の利用目的（個人情報保護法第21条第1項関係）

当事務所は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用します。
なお、個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外では利用しません。

※表は横にスクロールしてご覧ください。

２　特定個人情報等を取得する際の利用目的

当事務所が、当事務所の従業者又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約に基づき取得した特定個人情報等は、次の利用目的の範囲内で利用します。

（備考）Fの①及び②、Hの①及び②の事務には、適用、給付及び助成金を含む。

当事務所が取扱う保有個人データに関する事項
（個人情報保護法第32条第1項関係）

１　事業者の名称、住所及び代表者の氏名

２　保有個人データの利用目的

３　保有個人データの開示請求等

（１）対応方針

当事務所は、本人又はその代理人から、当該保有個人データ又は第三者提供記録の開示の請求があったときは、請求いただいた方が本人であることを確認のうえ、次の各号の場合を除き、個人情報保護法に従い遅滞なく回答します。なお、開示しない場合又は当該保有個人データが存在しない場合には、その旨を回答します。

• ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• ・当事務所の業務の適正な遂行に、著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• ・法令に違反する場合

また、当事務所は、本人又はその代理人から、当該保有個人データに関して、内容が事実でないことを理由とする訂正、追加又は削除の請求、若しくは、利用の停止又は消去、若しくは、第三者への提供の停止の請求があったときも、その内容を調査の上、個人情報保護法に従い適切に対応します。

（２）保有個人データの開示等の請求方法

請求は、郵便、電話又は当事務所ウェブサイトの「お問い合わせ」フォームにより、ご連絡をお願いします。
請求内容を確認後、折り返し当事務所所定の請求書面をお送りしますので、必要事項を記入の上、返送してください。その際、請求者又は代理人が本人であること、又、代理人が代理権を有することを、当事務所所定の方法により確認をいたします。

（３）手数料

保有個人データの利用目的の通知及び開示、第三者提供記録の開示の請求については、当事務所所定の手数料（書類Ａ４版１枚あたり１０円（消費税別））をいただきますので、あらかじめご了承ください。

（４）請求先

下記５の「個人情報お問合せ窓口」まで、請求してください。

４　保有個人データの安全管理のために講じる措置

お客様等の個人情報をお預かりするにあたり、適切な管理を行うとともに、漏えい、滅失及びき損の防止等のために、必要な安全管理措置を講じます。当事務所で実施する主な安全管理措置は、以下のとおりです。

（１）基本方針の策定

個人情報の適正な取扱いを確保し、質問及び苦情処理の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めています。

（２）個人データ等の取扱いに係る規律の整備

個人データ等の取扱方法、責任者、担当者及びその責務等について、規程を制定します。

（３）組織的安全管理措置

• ・個人データ等の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報保護法や内部規程に違反している事実、又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
• ・個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施します。

（４）人的安全管理措置

• ・従業者に、個人データ等の適正な取扱いについて周知徹底するとともに、定期的な研修を実施します。
• ・個人データ等を含む秘密保持に関する誓約書の提出を、全従業者から受けています。

（５）物理的安全管理措置

• ・個人データ等を取り扱う区域において、職員の入退室管理を行い、又、持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データ等の閲覧を防止する措置を講じています。
• ・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難、又は紛失等を防止するための措置を講じています。
• ・当事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合は、容易に個人データが判明しない措置を行っています。

（６）技術的安全管理措置

• ・個人データ等に関するアクセス権限者を限定するとともに、当該アクセス記録の保管を含む個人データ等に関するアクセス管理を行っています。
• ・個人データ等を取り扱う情報システムが、外部からの不正アクセス等の攻撃を受けたときに、その攻撃を防御できる仕組みを構築しています。

（７）委託

• ・個人データの取扱いの業務委託に関しては、委託の内容に必要な範囲の個人データのみを受け渡し、その上で当該データに対して当事務所と同水準の安全管理措置を構築している事業者を選定します。
• ・委託業者に対して、定期的に、必要かつ適切な監督を行います。

（８）外的環境の把握

当事務所では、外国にある事業者に個人データ等の取扱いの委託等を行いません。

５　保有個人データの取扱いに関する苦情及び相談、並びに、個人情報の取扱い全般に関する問合せ先

おかど社会保険労務士事務所　
個人情報保護管理者　岡戸久敏